一份周密詳細的運輸計劃和人員安排是確保展廳設計順利進行的關鍵，展品運輸計劃涉及展品運輸各環節的工作內容和各個工作崗位的職責要求，承運商的項目團隊在項目經理的帶領下按照預先制定的計劃分工合作。
　　按照國際展覽的性質，展品運輸計劃又分為國際來展和國際出展兩種，顧名思義一個是將展品從國外運到國內參展，另一個則是將展品從國內運到國外參展。
　　1．來展展品的運輸計劃
　　來展針對的參展商包括國外和國內的，承運商要負責的展品來自世界各地。
　　（1)國外參展商的展品運輸
　　通常海關和商檢希望只面對一家承運商，主辦方需指定承運商，即主場運輸商，負責進行展品的運輸報關與商檢，由其直接面對海關、商檢，并且直接面對客戶。由于海關只認可具有資質的承運商報關，主辦方選擇承運商時一定要審核其代理資質。參考海關商品編碼的分類來準確地將展品清單歸類，進口報關報檢時就會方便很多。要注意有些展廳設計展品可能還需特殊的進口單證。此外，參展商還需將其空運海運的提單提供給承運商，有了展品清單和提單以后，確認貨物具體的到港時間，再去換提單和做進口的報關單，或是到商檢去拉通關單，然后把進口報進來。
　　展品和一般貿易的主要區別就是查驗。一般貿易進口時實行進口口岸出查驗；而展品的海關政策是先放行，到展館再現場查驗。這是基于對展覽時間要求較高，提高通關效率的考慮。展品的進口報關也比較簡單，準備好單證后到海關商檢報關、放行、提貨。展覽布展前兩到三天，將所有展品送到展覽現場的參展商展位，進館的手續基本上就完成了。
　　（2）國內參展商的展品運輸
　　展品因不涉及進出口報關的相應手續，操作就更簡單。參展商把樣品從當地托運到展覽所在地、承運商作為貨物的送貨方，提貨后在展覽要求進展館的時間把展品送到攤位上去就完成了。展覽結束后，再根據參展商要求把展品回運或是消耗掉。