傳真具有快速、安全、直觀的特點(diǎn)，也被廣泛應(yīng)用在展覽營銷中。在傳真前需與目標(biāo)參展商客戶有過初步或一定程度的溝通，而且要利用傳真營銷取得良好的業(yè)績關(guān)鍵在于是否能夠確定目標(biāo)參展商的傳真號碼。確定傳真號碼后，成功概率一般很高，投入產(chǎn)出比也很高，就可以發(fā)送具有針對性和參考價(jià)值的展覽展廳效果圖信息材料。下面就來具體說一下傳真正文的寫作要求。
　　1.簡潔，易于閱讀，有四至五個(gè)簡短的段落就足夠了。
　　2.盡量將傳真正文的長度控制在一頁之內(nèi)。如要用兩頁，發(fā)送者需在第二頁署名。
　　3.第二段需介紹展覽項(xiàng)目的一些組織情況與展覽價(jià)值。滿足目標(biāo)參展商對展覽項(xiàng)目了解的基本需求。如展覽的歷史、品牌、主辦機(jī)構(gòu)、規(guī)模與發(fā)展?fàn)顩r等。
　　4.不要說謊或者夸大其辭，對展覽項(xiàng)目與服務(wù)的描述要做到客觀真實(shí)。
　　5.切忌濫用代詞“我”，應(yīng)以展覽組織機(jī)構(gòu)或展覽項(xiàng)目組的身份來與目標(biāo)參展商進(jìn)行溝通。因?yàn)閰⒄股炭蛻粼敢饨邮芫哂袡?quán)威性的信息或感受被重視的感覺。
　　6.第三段應(yīng)表明展覽項(xiàng)目所取得的突出成就、榮譽(yù)、參展商和觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內(nèi)容。如果可能的話，盡量以數(shù)字量化這些成就。
　　7.第四段需介紹展覽營銷的內(nèi)容，告訴目標(biāo)參展商如何申請參展，可查詢的相關(guān)展覽項(xiàng)目網(wǎng)站、展覽營銷部門的聯(lián)絡(luò)人與聯(lián)絡(luò)方式等。
　　8.第五段應(yīng)非常簡短地結(jié)束傳真并表示感謝。
　　9.第一段應(yīng)能激發(fā)目標(biāo)參展商客戶對展覽組織機(jī)構(gòu)與展覽項(xiàng)目的興趣與熱情。
　　10.使用敬語結(jié)束正文并標(biāo)明所附招展函或其他附件的名稱。
　　11.確保在正文上有展覽組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦營銷人員姓名的簽字并簽署日期。
　　12.在正文中應(yīng)避免出現(xiàn)負(fù)面和相互矛盾的內(nèi)容，相關(guān)信息要認(rèn)真核實(shí)。
　　寫好傳真正文，將有關(guān)招展資料，如招展書、展區(qū)展廳效果圖或其他目標(biāo)參展商提出的資料一起發(fā)送，但需在傳真的首頁上標(biāo)明總頁數(shù)與當(dāng)前頁號，以便目標(biāo)參展商確認(rèn)是否完整地獲得這份傳真的所有資料。